Shared Desk – zurück ins Büro der Zukunft

Aber wie sieht das nun konkret aus?

Meine Abteilung ist Pilotbereich für das Shared-Desk-Modell. Über ein Platzbuchungssystem (wir nutzen desk.ly) reserviere ich meinen Arbeitsplatz für die Anwesenheitstage im Werk. Hier kann ich auch einsehen, wer an dem Tag noch im Büro sein wird und wo meine Kolleginnen und Kollegen sitzen werden. Außerdem sehe ich, mit welchem IT-Equipment der Arbeitsplatz ausgestattet ist. Als Assistentin möchte ich, wenn ich im Büro bin, beispielsweise in der Nähe meines Chefs sitzen. Deswegen nutze ich die Funktion „Lieblingsplatz“ in desk.ly und buche so meinen bevorzugten Arbeitsplatz blitzschnell.

Um am Shared-Desk-Modell teilzunehmen, benötigt jeder Beschäftigte ein mobiles Endgerät. Hierfür wurde eine Auswahl an kompatiblen Geräten zusammengestellt, mit welchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Vorfeld ausgestattet werden.

Meine persönlichen Dinge – wie zum Beispiel meine Tastatur, Maus und ein Headset – sind in einem abschließbaren und mit meinem Namen beschrifteten Caddy verstaut. Den Caddy rolle ich mit zu meinem Arbeitsplatz und stelle ihn am Ende des Tages wieder an den dafür vorgesehenen Parkplatz zurück. Zukünftig wird es auch Schließfächer geben, falls jemand keinen Caddy möchte.

Umgestaltung der Büroräume

Aber nicht nur der ergonomische Arbeitsplatz ist Teil des Shared-Desk-Modells. Auch weitere Möbelstücke haben Einzug in unser Stockwerk erhalten, was mich zur größten Veränderung bringt, denn diese hat mit dem strukturellen Wandel des Büros zu tun: Der Fokus liegt heutzutage vor allem auf der Zusammenarbeit. Das Büro ist Treffpunkt für Teamarbeit, Kreativität, Brainstorming, Diskussionen und soziale Kontakte.

Mein Lieblingsteil im Büro ist eine Business-Couch: Durch die hohe Rückenlehne aus Schallschutzelementen entsteht eine Abtrennung zum Raum, was sie einerseits zu einer bequemen Sitzgelegenheit macht und gleichzeitig Privatsphäre bietet. Für kurze Meetings mit bis zu vier Personen, in denen kein IT-Equipment benötigt wird, ist das Sofa also optimal. Und eine Kaffeetasse findet auch jederzeit auf dem Couchtisch Platz.

Des Weiteren stehen zwei sogenannte Silent-Boxen zur Verfügung. Jeweils bestehend aus zwei Sitzbänken sowie einem Tisch mit Lademöglichkeit und umgeben von mannhohen Wänden bieten sie Platz für vier Personen. Sie dienen dem Zweck, die Geräuschkulisse im Shared-Desk-Bereich zu reduzieren, indem kleine Präsenzbesprechungen oder längere Teams-Meetings dorthin verlagert werden. Wer es geschützter mag, kann sich auch in eine Telefonbox zurückziehen. Ohne sein Umfeld zu stören, kann man dort stundenlang reden oder auch mal ohne Headset an virtuellen Besprechungen teilnehmen. Ein weiteres Highlight: Vor den Küchen wurde eine Begegnungsfläche mit langen Tischen und Barhockern gestaltet, die dazu einladen, Pausen gemeinsam zu verbringen.

Durch die Umgestaltung der Büroflächen wurden attraktive Arbeitsplätze und verschiedene Rückzugsorte geschaffen, um Arbeit und Kommunikation möglichst optimal miteinander zu kombinieren. Diese Möglichkeiten bietet der Arbeitsplatz im eigenen Zuhause meist nicht. Ich schätze deshalb die Flexibilität, den Arbeitsort entsprechend meinen anstehenden Aufgaben zu wählen. Denn Fakt ist: Das hybride Arbeiten ist gekommen, um zu bleiben.